“Quand êtes-vous disponible ?” est la question la plus coûteuse de l’email professionnel. Elle déclenche une série d’allers-retours qui peut durer plusieurs jours pour une réunion d’une demi-heure, et chaque échange laisse une chance au rendez-vous de ne jamais avoir lieu. Voici 5 conseils pour fixer un rendez-vous par email en un seul échange.
Proposez des créneaux précis plutôt qu’une question ouverte
Une question ouverte oblige votre interlocuteur à consulter son agenda, à choisir et à rédiger une réponse. Des créneaux précis lui demandent seulement de cocher. Proposez deux ou trois options, réparties sur des jours et des moments différents (un matin, un après-midi), avec la durée prévue. Plus la réponse est facile, plus elle arrive vite.
Bonjour [Prénom],
Pour faire le point sur [sujet], je vous propose un échange de 30 minutes. Trois options :
- mardi 14 à 10 h
- mercredi 15 à 14 h 30
- jeudi 16 à 9 h
Le créneau qui vous convient sera le bon. Je vous envoie l’invitation dès votre réponse.
Vérifiez votre agenda avant d’envoyer
Proposer un créneau puis découvrir qu’il est déjà pris oblige à tout recommencer, et donne une impression de désorganisation. Ouvrez votre agenda au moment de rédiger, et bloquez provisoirement les créneaux proposés jusqu’à la réponse. Si vous attendez plusieurs réponses en parallèle, ce blocage évite d’attribuer deux fois le même horaire.
Précisez le fuseau horaire et le format
Avec des interlocuteurs à l’étranger, un horaire sans fuseau est une source d’erreur classique. Indiquez-le explicitement (“10 h, heure de Paris”). Précisez aussi le format : visioconférence, téléphone ou rencontre, et dans ce dernier cas l’adresse. Une invitation complète évite l’email de clarification de dernière minute, qui coûte souvent plus cher que le rendez-vous lui-même.
Utilisez une page de prise de rendez-vous pour les demandes fréquentes
Si vous fixez plusieurs rendez-vous par semaine, une page de réservation fait gagner un temps considérable. Google Agenda propose les agendas de réservation de rendez-vous, et Outlook la fonction Bookings with me : votre interlocuteur choisit lui-même un créneau libre, et l’événement s’ajoute aux deux agendas. Réservez ce lien aux contacts avec qui le format est accepté. Pour un prospect important ou un client mécontent, des créneaux proposés personnellement restent plus attentionnés.
Confirmez immédiatement et envoyez l’invitation
Dès que l’interlocuteur choisit un créneau, envoyez l’invitation d’agenda avec le lien de connexion ou l’adresse, et un ordre du jour en une ou deux lignes. Une confirmation rapide verrouille l’engagement, et l’invitation fait office de rappel. La veille, un court message de rappel aide à limiter les absences, surtout pour un premier rendez-vous.
Quand vous recevez beaucoup de demandes de rendez-vous, Scribarius prépare la réponse à votre place : il se connecte à Google Agenda ou Outlook Calendar et propose de vrais créneaux libres dans le brouillon de réponse, que vous n’avez plus qu’à relire et envoyer. Pour la suite, lisez nos conseils pour un email de suivi de réunion efficace.
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